Communicatiekanalen

E-mail heeft een eigen pagina: E-mail koppelen. Deze pagina gaat over Slack en Microsoft Teams.

Wat chat je oplevert

Wat	Slack	Microsoft Teams
Werk melden: de bot stelt een issue voor, dat wordt aangemaakt zodra iemand Issue aanmaken kiest	Ja	Ja
Vragen over bestaande tickets (status, eigenaar, geschiedenis)	Ja	Ja
Vervolgverzoeken ("maak hier een ticket van", "stuur het antwoord naar de klant"), altijd met een bevestigingskaart	Ja	Ja
Goedkeuringsverzoeken die je vanuit het kanaal beslist	Ja	Ja, met beperkingen (geen bewijsvenster, geen compacte kaart om opnieuw te proberen)
Voortgangsupdates over lopend werk	Ja	Nog niet

Chatberichten komen niet in de Inbox; die is voor e-mail. Een melding in chat wordt na bevestiging direct een issue.

De bot reageert alleen op het commando /fix, een vermelding van de bot, een direct bericht, of een reactie in een thread waar hij al in werkt. Gewone kanaalberichten negeert hij.

Slack koppelen

Wie: een admin of manager van je organisatie.

Ga naar Instellingen → Kanalen → Slack.
Kies Koppelen met Slack (aanbevolen): Slack levert het bot-token rechtstreeks aan FixControl.
Kies de workspace en keur de gevraagde rechten goed.
Gebruik Test versturen om een testmelding te plaatsen.

De pagina accepteert ook een bot-token en signing secret van een Slack-app die je zelf beheert, met de endpoints en scopes die die app nodig heeft. Gebruik die route alleen als je organisatie de app van FixControl niet wil installeren; je FixControl-contactpersoon helpt je daarbij.

Koppel daarna kanalen aan projecten: in het project onder Verbindingen → Chatkanaal toevoegen kies je het kanaal en wat het daar doet — nieuwe verzoeken, voortgangsupdates of goedkeuringsverzoeken.

Microsoft Teams koppelen

Wie: een admin of manager van je organisatie.

Teams gebruikt een bot die is geregistreerd in het Bot Framework van Microsoft. Ga naar Instellingen → Kanalen → Microsoft Teams en vul de Microsoft Entra-tenant-ID, de Bot App ID en het Bot App-wachtwoord, de service-URL en het standaardgesprek in. Je FixControl-contactpersoon helpt bij de registratie van de bot. Koppel daarna Teams-kanalen aan projecten onder Verbindingen → Chatkanaal toevoegen, net als bij Slack.

Chataccounts koppelen aan FixControl-gebruikers

FixControl moet weten wie iemand in chat is voordat die meer kan dan meelezen.

De persoon typt /fix link (in Teams: link). De bot antwoordt met een eenmalige link die na 10 minuten verloopt.
Hij of zij opent de link terwijl die bij FixControl is ingelogd en bevestigt. Het chataccount is nu geverifieerd: werk melden, vragen over tickets stellen en voortgang volgen.
Om ook goedkeuringen vanuit chat te mogen beslissen, verhoogt een admin het account onder Instellingen → Kanalen → Slack (of Teams), in het paneel Slack identity bindings met Elevate. Dit paneel is voorlopig Engelstalig.

Een verhoogd account kan alleen beslissen wat de rol van die persoon in deze workspace toestaat, op het moment van klikken. Een knop op een kaart die een link opent, vraagt om in FixControl ingelogd te zijn; de link alleen bewijst niets. Volledige ticketdetails toont de bot alleen in een privékanaal of direct bericht, aan een geverifieerd account; elders blijft het antwoord klantveilig.

Verzoeken die de bot begrijpt

"Kun je hier een ticket van maken?" — na een antwoord stelt de bot een ticket voor in de thread. Het wordt pas aangemaakt als iemand Issue aanmaken kiest.
Meerdere dingen in één zin — "maak een klant Acme B.V. met info@acme.nl aan en stuur het antwoord" wordt één kaart met genummerde stappen. Eén klik voert precies die stappen uit. Wat niet kan, valt eruit voordat de kaart verschijnt.
"…en stuur het naar de klant" — het antwoord wordt altijd klaargezet als antwoord dat goedkeuring nodig heeft, nooit direct verstuurd. In Slack verschijnt een goedkeuringskaart in het kanaal; in Teams verwijst de bot naar Goedkeuringen in FixControl.
Geen ticket gekoppeld? Het antwoord wordt klaargezet als directe e-mail aan de klant, via dezelfde goedkeuring. De ontvanger komt uit het verzoek, de thread, of de klant van het issue als die precies één adres heeft; anders vraagt de bot naar welk adres.
"Koppel klant … aan dit ticket" — maakt of vindt de klant en het contact en koppelt ze aan het issue. Bij een gekoppeld Freshdesk-ticket wordt de aanvrager bijgewerkt; bij Jira Service Management kan dat niet, en dat zegt de bot ook.
Een bestaand ticket importeren — een bestaand Jira- of Freshdesk-ticket importeer je via de kaart in FixControl.
Ontbreekt er iets? De bot stelt één gerichte vraag in plaats van te vragen of je het anders kunt zeggen.

Heeft een project Chatberichten door AI laten begrijpen aan staan, dan begrijpt de bot vrije formuleringen vaker; de bevestigingen blijven gelijk. Zie Projecten.

Als het niet lukt

Wat je ziet	Wat het betekent	Wat je doet
De bot reageert niet op een bericht	Hij reageert alleen op `/fix`, een vermelding, een direct bericht of zijn eigen threads.	Vermeld de bot of gebruik `/fix`.
In Slack: "Sending messages to this app has been turned off"	Het berichtentabblad van de app staat uit.	Vraag je Slack-beheerder, of koppel opnieuw met Koppelen met Slack.
Iemand wordt gevraagd zijn account te koppelen	Het chataccount is nog niet gekoppeld.	Laat diegene `/fix link` uitvoeren.
Een beslissing vanuit chat wordt geweigerd	Het account is niet verhoogd, of de rol in deze workspace mag niet beslissen.	Verhoog het account, of laat iemand met de juiste rol beslissen.
Geen voortgangsupdates in Teams	Voor Teams nog niet beschikbaar.	Volg de voortgang in FixControl.

De status van elke verbinding staat per functie onder Instellingen → Kanalen, nooit als één algemeen "verbonden". Een mislukte levering wordt opnieuw geprobeerd en, als het blijft mislukken, bij de verbinding getoond en aan beheerders gemeld.

Veelgestelde vragen

Kunnen we Slack en Teams naast elkaar gebruiken? Ja, ze zijn onafhankelijk.

Antwoordt de bot in Slack zelf aan klanten? Vragen over bestaande tickets beantwoordt hij direct. Alles wat naar een klant gaat, wordt klaargezet en wacht op goedkeuring.

En WhatsApp? WhatsApp staat op de roadmap en is nog niet beschikbaar.

Zie ook: E-mail koppelen · Goedkeuringen · Gebruikers & identiteit