E-mail koppelen

Wat je hiermee bereikt

Een gekoppelde mailbox brengt klantmail in de Inbox van FixControl, als werk voor één project. Als je dat toestaat, gaan antwoorden aan klanten vanaf diezelfde mailbox weer de deur uit.

Wie dit mag

Een nieuwe mailbox of een nieuw Microsoft- of Google-account koppelen: een admin of manager van je organisatie.
Een bestaande mailbox van je organisatie aan een project koppelen: ook een projectbeheerder van dat project (met tweestapsverificatie).

Drie manieren

Manier	Wanneer	Wat je nodig hebt
Doorsturen naar FixControl	Werkt met elke mailservice. Aanmelden is niet nodig.	Toegang tot de doorstuurinstellingen van je supportadres. Alleen beschikbaar waar FixControl dit voor je omgeving heeft ingericht.
Microsoft 365 / Outlook	Werk- of schoolaccounts, Outlook.com en gedeelde mailboxen.	Een account dat de mailbox mag lezen. Je meldt je aan op de pagina van Microsoft; FixControl ziet je wachtwoord niet.
Gmail / Google Workspace	Alleen waar FixControl het aanbiedt, of als je organisatie al een Gmail-koppeling heeft. Bestaande Gmail-koppelingen blijven werken.	Een Google-account dat de mailbox mag lezen.

Daarnaast bestaat Doorgestuurde mail: mail die je doorstuurt naar een mailbox die FixControl al leest, gesorteerd op het adres waar hij heen ging. Zo'n adres kan nooit antwoorden versturen.

Zie je een optie niet, of staat er Inloggen met {provider} is op deze installatie nog niet ingesteld, vraag dan je FixControl-contactpersoon om die aanmelding aan te zetten. Tot die tijd kun je doorsturen gebruiken.

Een mailbox koppelen

Open het project en ga naar Verbindingen → Mailbox koppelen.
Kies Nieuwe mailbox koppelen, of Bestaande mailbox gebruiken als je organisatie de mailbox al heeft.
Kies waar de mailbox staat.

- Doorsturen naar FixControl: vul je supportadres in. Na het koppelen krijg je een adres van FixControl om je mail naartoe te sturen. - Microsoft 365 / Outlook of Gmail: kies Verder naar Microsoft of Verder naar Google, meld je aan en geef toestemming. Daarna kies je de mailbox; voor een gedeelde mailbox vul je het adres in.

Bepaal hoe de mailbox in het project werkt:

- Nieuwe mail wordt werk in {project} — staat altijd aan. - Antwoorden via deze mailbox toestaan — staat standaard uit. - Naam die collega's zien.

Kies Koppelen en testen.

Doorsturen instellen

Kopieer het adres dat FixControl toont en stel het doorsturen in bij je mailservice. Bewaar een kopie in je eigen mailbox: FixControl werkt met de doorgestuurde kopie.

In Gmail: Instellingen → Alle instellingen bekijken → Doorsturen en POP/IMAP → Een doorstuuradres toevoegen, en plak het adres. Gmail stuurt dan een bevestigingscode naar FixControl; die verschijnt in de wizard. Vul de code in bij Gmail en kies Een kopie van inkomende berichten doorsturen.
In Microsoft 365 / Outlook: maak een regel die inkomende mail doorstuurt naar het adres, of vraag je beheerder het doorsturen op de mailbox in te stellen. Doorsturen naar externe adressen moet je beheerder soms eerst toestaan.

Tot er echt mail is aangekomen, staat de mailbox op Ingesteld, wacht op de eerste e-mail. Stuur een testbericht naar je supportadres om te zien dat het aankomt.

Wat je daarna ziet

De test controleert onder meer of de aanmelding werkt, of FixControl berichten kan lezen, of het adres bij de aanmelding hoort, of mail ontvangen aan staat, of nieuwe mail in dit project terechtkomt, of er onlangs mail is ontvangen en of antwoorden verstuurd kunnen worden. Elke controle staat op In orde, Let op, Aandacht nodig of Niet nodig.

Onder Instellingen → Mailboxen beheer je alle mailboxen van je organisatie:

Antwoorden toestaan — antwoorden mogen vanaf dit adres verstuurd worden. Standaard uit.
Mail ontvangen — uit betekent: nieuwe mail wordt genegeerd, de mailbox blijft bestaan voor de geschiedenis.
Issues automatisch aanmaken — alleen bij een bestaande mailbox: Uit — je maakt zelf een issue (standaard), Bugs en wensen, of Elke klantvraag. Zie Inbox.
Project — naar welk project nieuwe mail gaat.
Activiteit — ontvangen in 24 uur en 7 dagen, open gesprekken en verzonden antwoorden.
Testbericht versturen — stuurt een testmail vanaf de mailbox.

Of een antwoord eerst goedgekeurd moet worden en of de AI zelf mag versturen, stel je in per project onder Goedkeuringen & regels → Antwoorden aan klanten. Zie Antwoorden aan klanten.

Wat FixControl met de mailbox doet

FixControl leest nieuwe berichten in de gekozen mailbox en verwijdert nooit mail.
Bij een doorgestuurde mailbox gaan antwoorden uit vanaf het FixControl-adres van die mailbox, onder de naam van de mailbox, en alleen als antwoorden zijn toegestaan.
Bijlagen worden als bijlage bij het bericht getoond.
Je kunt de toestemming bij Microsoft of Google later intrekken; de koppeling vraagt dan om opnieuw aanmelden.

Als het niet lukt

Wat je ziet	Wat het betekent	Wat je doet
Inloggen werkt niet meer	De toestemming is ingetrokken of verlopen.	Kies Opnieuw verbinden en meld je opnieuw aan.
Er is nog geen mail binnengekomen	Het doorsturen is nog niet ingesteld of nog niet bevestigd.	Controleer de doorstuurinstellingen en de bevestigingscode, en stuur een testbericht.
De afgelopen 7 dagen is er geen mail binnengekomen	De mailbox ontvangt niet meer, of er komt gewoon geen mail.	Stuur een testbericht. Komt dat niet aan, controleer dan het doorsturen of de aanmelding.
Dit adres levert al werk aan {project}	Een mailbox levert werk aan één project tegelijk.	Ontkoppel hem eerst bij dat project, of kies een andere mailbox.
Antwoorden staan uit voor deze mailbox	Antwoorden toestaan staat uit.	Zet het aan onder Instellingen → Mailboxen als antwoorden vanaf dit adres mogen.

Zie ook

Inbox · Antwoorden aan klanten · Projecten · Communicatiekanalen