Je kunt hier ook om vragen. Vraag het Command Center "wat wacht er?" of "waar komt ons werk binnen?". Het meldt wat er in de inbox staat, welke mailboxen hem vullen en of ze nog mail ontvangen. Een mailbox die stil is gevallen, is vaak het antwoord op "waarom komen er geen meldingen binnen?".
Wat je hiermee bereikt
De Inbox is de gedeelde werkvoorraad voor klantmail. Mail die binnenkomt op een gekoppelde mailbox verschijnt hier als gesprek. FixControl beoordeelt elke mail en stelt één vervolgstap voor: een issue maken, de klant antwoorden, de mail aan een bestaand issue koppelen, of niets doen. Jij beslist wat er gebeurt.
In de Inbox staat alleen e-mail. Meldingen via Slack, Microsoft Teams of de websitechat worden direct een issue nadat iemand bevestigt; ze komen niet in de Inbox. Tickets uit supportsoftware ook niet.
Wat je vooraf nodig hebt
- Een gekoppelde mailbox. Een beheerder koppelt die in een project onder Verbindingen → Mailbox koppelen, of onder Instellingen → Mailboxen. Er zijn drie manieren:
- Doorsturen naar FixControl — je stuurt mail van je supportadres door naar een adres dat FixControl voor je maakt. Alleen beschikbaar waar FixControl dit voor je omgeving heeft ingericht. - Microsoft 365 / Outlook — je meldt je aan bij Microsoft en kiest de mailbox. - Gmail / Google Workspace — alleen als FixControl dit voor je omgeving aanbiedt, of als je organisatie al een Gmail-koppeling heeft.
- De mailbox moet aan een project hangen, anders weet FixControl niet waar het werk hoort.
Zie E-mail koppelen voor de stappen.
Wat FixControl met elke mail doet
Na binnenkomst beoordeelt FixControl de mail en zet de uitkomst in de strook AI stelt voor:
| Uitkomst | Wanneer | Wat je ziet |
|---|---|---|
| Gekoppeld aan een issue | Het gesprek heeft al een issue. De mail wordt eraan toegevoegd; er komt nooit een tweede issue. | Gekoppeld aan een issue, met Issue openen. |
| Issue automatisch aangemaakt | De mail valt onder de instelling Issues automatisch aanmaken van de mailbox, met voldoende zekerheid, en de mailbox heeft een project. | Issue automatisch aangemaakt. |
| De klant antwoorden | Een supportvraag. De AI bereidt een antwoord voor, als het project dat toestaat. | De klant antwoorden, met AI-concept gebruiken. |
| Geen actie nodig | Een automatisch antwoord, bulkmail of bounce. | Geen actie nodig. |
| Handmatig beoordelen | Te weinig zekerheid, geen project gekoppeld, automatisch aanmaken uit, of de AI is niet beschikbaar. | Handmatig beoordelen, met Issue aanmaken als dat de aanbeveling is. |
| Intake mislukt | Er ging iets mis bij het beoordelen. FixControl probeert het een beperkt aantal keren opnieuw. | Intake mislukt, met Opnieuw. |
Met Analyse bekijken zie je waarop de aanbeveling is gebaseerd.
Automatisch issues aanmaken staat standaard uit. Een beheerder stelt het per mailbox in onder Instellingen → Mailboxen, bij een bestaande mailbox, met Issues automatisch aanmaken:
- Uit — je maakt zelf een issue (de standaard).
- Bugs en wensen — een duidelijke bug of wens wordt een issue in het gekoppelde project; vragen blijven in de Inbox.
- Elke klantvraag — elke vraag wordt een issue, ook gewone vragen (als Support-issue, dat nog steeds het AI-antwoordvoorstel krijgt). Spam, automatische antwoorden en een kaal "bedankt" nooit.
Een gesprek dat al een issue heeft, krijgt in alle gevallen geen tweede.
Een mail omzetten naar een issue
- Open het gesprek.
- Kies Issue aanmaken (in de strook, in de kop van het gesprek, of met
i). - Controleer het Project (voorgesteld op basis van de mailbox; Geen project (niet toegewezen) kan ook), de Titel, de Samenvatting en het Type: Bug, Feature of Support.
- Bevestig. Doe je dit twee keer, dan krijg je het bestaande issue terug in plaats van een dubbel.
Wat daarna gebeurt, hangt af van het project: bij een project voor softwareproblemen start FixControl meestal direct een AI-missie; bij een supportproject wacht het tot iemand Fix draaien kiest. Zie Issues.
Antwoorden
Onder het gesprek staat de editor met de tabs Antwoord en Interne notitie.
- Antwoord gaat naar de klant, vanaf het adres van de mailbox. De knop heet Verzenden, of Ter goedkeuring sturen als je project goedkeuring vraagt voor dit antwoord.
- Interne notitie ziet de klant nooit.
- Concept opslaan bewaart je tekst; Verwijderen gooit het concept weg.
- AI-concept gebruiken zet het voorstel van de AI in de editor. Je kunt het aanpassen voordat je verstuurt.
Antwoorden kan alleen als de mailbox Antwoorden toestaan aan heeft. Dat staat standaard uit. Een doorgestuurde mailbox die niet via FixControl ontvangt, kan nooit versturen.
Of de AI zelf concepten klaarzet of laagrisico-antwoorden verstuurt, en of antwoorden eerst goedgekeurd moeten worden, staat per project ingesteld. Standaard doet de AI alleen een voorstel en verstuurt een mens. Zie Antwoorden aan klanten.
Werken met de lijst
- Weergaven: Alles, Mijn, Niet toegewezen, Wacht en Te beoordelen (de uitkomsten Handmatig beoordelen en Intake mislukt).
- Filters op categorie en op signaal: Niet toegewezen, Vergeten, Klant wacht, Hoog risico, Heeft ongelezen, AI lage zekerheid.
- Status van een gesprek: Open, Wacht op klant, Intern in behandeling, Opgelost of Genegeerd. Een nieuwe mail van de klant heropent een opgelost of genegeerd gesprek.
- Overige acties in de kop: Aan mij toewijzen, Sluimeren, Archiveren, Als spam markeren, Verwijderen en Intake opnieuw uitvoeren.
- Categorieën beheer je via het menu van de werkbalk.
Sneltoetsen
| Toets | Actie |
|---|---|
j / k | Volgende / vorige gesprek |
Enter | Gesprek openen |
r | Antwoorden |
n | Interne notitie |
i | Issue aanmaken of openen |
a | Toewijzen |
s | Sluimeren |
e | Archiveren |
x | Selecteren |
/ | Zoeken |
f | Volledig scherm |
Esc | Terug of selectie wissen |
Als het niet lukt
| Wat je ziet | Wat het betekent | Wat je doet |
|---|---|---|
| Er komt geen mail binnen | De mailbox ontvangt niet (meer), of het doorsturen is nog niet ingesteld. Een doorstuuradres staat op Ingesteld, wacht op de eerste e-mail tot er echt mail is aangekomen. | Kijk onder Instellingen → Mailboxen bij Activiteit en de status van de mailbox. |
| Handmatig beoordelen met Automatisch issues aanmaken staat uit voor deze mailbox | Dit is de standaard. | Maak het issue zelf aan, of laat een beheerder automatisch aanmaken aanzetten. |
| Handmatig beoordelen met Aan deze mailbox is geen project gekoppeld | De mailbox hangt niet aan een project. | Laat een beheerder de mailbox aan een project koppelen. |
| Intake mislukt | Het beoordelen ging mis. | Kies Opnieuw. Blijft het mislukken, meld dan het gesprek en de melding aan je beheerder. |
| Verzenden lukt niet | De mailbox mag niet versturen, of de verzending mislukte bij de provider. | Laat een beheerder Antwoorden toestaan aanzetten. Een mislukte verzending blijft als concept staan en kun je opnieuw proberen. |
Zie ook
Antwoorden aan klanten · Issues · E-mail koppelen · Contacten