Wat de pagina doet
Contacten (in de zijbalk, route /customers) is waar je de klanten beheert waarmee je team communiceert, en hun contactpersonen. FixControl is geen CRM: deze pagina bestaat zodat gecontroleerde klantcommunicatie een echte ontvanger heeft, met een controleerbaar spoor.
- De lijst toont elke klant met een statusfilter (Actief / Gearchiveerd / Alle), een zoekveld en het aantal contactpersonen per klant. Met Nieuwe klant maak je er een aan.
- De detailpagina laat je een klant hernoemen (Naam wijzigen), Archiveren en Heractiveren, en contactpersonen toevoegen of bewerken. Onder Communicatie staan de gecontroleerde berichten voor die klant, elk met een status (bijvoorbeeld Wacht op goedkeuring, Verzonden, Verzending mislukt). Is er een supportdesk-connector ingesteld, dan zet Synchroniseer naar supportdesk de klant daar neer.
Contactpersonen
Het e-mailadres van een contactpersoon is de identifier. Adressen worden genormaliseerd en zijn uniek binnen je workspace, dus hetzelfde adres kan nooit bij twee contactpersonen horen. Een contactpersoon bewerken overschrijft de velden; een contactpersoon archiveren betekent dat die niet meer als ontvanger wordt gebruikt.
Het e-mailadres van een contactpersoon wijzigen heeft één belangrijk gevolg: elke openstaande communicatie-goedkeuring die voor het oude adres was aangevraagd, vervalt. Zie hieronder.
Gecontroleerde klantcommunicatie
Standaard wordt elke uitgaande klant-e-mail of reactie die in FixControl wordt opgesteld eerst als communicatie-goedkeuring klaargezet voordat hij wordt verstuurd. Door AI opgestelde vrije tekst vraagt altijd om een menselijke beslissing. Een smal pad voor automatisch versturen bestaat alleen voor vooraf goedgekeurde templates, als een admin de autonomie-instelling expliciet heeft verhoogd; standaard staat dat uit.
Wat die goedkeuring garandeert:
- Bevroren inhoud — de goedkeuring hoort bij precies de ontvanger, het onderwerp en de tekst op het moment van aanvragen. Pas je het bericht daarna aan, of wijzig je het e-mailadres van de contactpersoon, dan vervalt de openstaande goedkeuring; het bericht moet opnieuw worden klaargezet en goedgekeurd. Een goedkeuring dekt altijd precies wat de goedkeurder zag.
- Vier ogen, als je beleid dat vraagt — beoordeling door twee personen is een instelling in je communicatiebeleid, en die staat standaard uit. Vraagt je communicatiebeleid om vier ogen, dan kan wie de verzending aanvroeg het eigen bericht niet goedkeuren en moet een tweede persoon beslissen. Zonder die instelling mag de aanvrager zelf beslissen.
- Eén beslispunt — je beslist in Goedkeuringen, op de goedkeuringskaart in Slack of Microsoft Teams (met een gekoppelde chat-identiteit die mag beslissen), of via de link in de goedkeuringsmail. Al deze routes gaan door hetzelfde beslispunt en volgen dezelfde regels; er is geen aparte route eromheen.
- Eerlijk verzenden — een goedgekeurd bericht wordt verstuurd via de mailprovider die is ingesteld onder Instellingen → Uitgaande e-mail (SMTP of Resend). Zonder ingestelde provider eindigt de verzending met status Verzending mislukt en een zichtbare reden, nooit met een nep-"verzonden".
Elke stap — concept, beleidscontrole, goedkeuringsaanvraag, beslissing, verzending of fout — wordt vastgelegd in de audit-log.
Klanten aanmaken
Klanten kun je op drie plekken aanmaken, allemaal via dezelfde onderliggende flow:
- Deze pagina — Nieuwe klant, met een optionele eerste contactpersoon; meer contactpersonen voeg je toe op de detailpagina.
- Slack — het slash-commando
/fixcontrol customer create(naam, optioneel contactpersoon en e-mail). - Chat — vraag je chat een antwoord naar een nog onbekend klantadres te sturen, dan worden de klant en de contactpersoon aangemaakt als onderdeel van het klaarzetten van de reactie ter goedkeuring. Vraag je in Slack of Teams om een klant aan een ticket te koppelen ("koppel klant info@acme.nl aan FIX-12"), dan gebeurt hetzelfde na je bevestigingsklik: bestaat de klant nog niet, dan wordt die met contactpersoon aangemaakt en aan het issue gekoppeld. Dit werkt ook op issues zonder trackerkoppeling.
Controle op dubbelen geldt overal: een klant met dezelfde genormaliseerde naam, of een contactpersoon met hetzelfde e-mailadres, wordt als dubbel gemeld en nooit samengevoegd zonder dat je het hoort. Bij het koppelen vanuit chat betekent een bestaande klantnaam dat de nieuwe contactpersoon bij die bestaande klant komt.
Veelgestelde vragen
Kan ik een bericht goedkeuren vanaf de detailpagina van een klant? Nee. De klantpagina toont het spoor, niet de beslisknoppen. Beslis in Goedkeuringen, op de goedkeuringskaart in Slack of Teams, of via de goedkeuringsmail.
Wie beslist als vier ogen uit staat? Iedereen met het recht om over klantcommunicatie te beslissen, ook degene die de verzending aanvroeg. Vraag je admin om vier ogen aan te zetten in het communicatiebeleid als je team bij elk bericht een tweede persoon wil.
Wat gebeurt er als ik een klant archiveer? Het record en de historie blijven; de klant valt uit de actieve lijst. Heractiveren kan altijd vanaf de detailpagina.
Zie ook
- Goedkeuringen — waar over communicatie-goedkeuringen wordt beslist.
- Publieke API — laat een interne dienst een klantmail ter goedkeuring voorstellen.