HR-vragen

Je kunt FixControl een HR-vraag stellen zoals je het een collega zou vragen — over verlof, een regel op je loonstrook, een procedure, of een situatie op het werk. Wat er daarna gebeurt is niet "de chatbot antwoordt": FixControl bepaalt eerst wie je bent, waaruit je beantwoord mag worden, en hoe gevoelig je vraag is. Deze pagina legt dat uit vanaf jouw kant.

HR-beantwoording staat uit tenzij een beheerder het voor een project heeft aangezet. Gebeurt er niets als je het probeert, dan staat HR voor jou niet aan — zie HR-governance.

Waar je het kunt vragen

Teams en Slack antwoorden bewust alleen in een gesprek onder vier ogen. Een HR-antwoord kan persoonlijke informatie bevatten, en een kanaal of groepsgesprek is een gedeelde ruimte. Vraag je het in een gedeeld gesprek, dan antwoordt de bot met een korte uitleg waarom, en doet verder niets — je vraag wordt niet verwerkt, niet als zaak vastgelegd, en gaat zelfs niet naar de AI voor classificatie. Gewoon werkoverleg in een kanaal (goedkeuringen, ticketvragen) blijft precies werken zoals het deed.

Je chataccount moet daarnaast gekoppeld zijn aan je FixControl-account. Is dat niet zo, dan krijg je de koppelinstructie in plaats van een antwoord. Dat is opzet: FixControl weet liever niet wie je bent dan dat het gokt.

Wie je vraag kan zien

• Jij ziet altijd je eigen vraag en het antwoord erop.
• Bij een gewone vraag zien ook de HR-collega's het van wie de rol dat soort werk dekt — zoals een servicedesk de aanvragen ziet die zij behandelt.
• Bij een gevoelige vraag is die kring veel kleiner. Alleen de behandelaar aan wie jouw zaak expliciet is toegewezen kan hem openen. Niemand komt erin "omdat hij beheerder is": tenantbeheer is geen HR-toegang, en een technisch beheerder ziet lege lijsten.
• Wie het recht heeft om werk toe te wijzen, ziet alleen dát een afgeschermde zaak bestaat — de status, de gevoeligheid, de route — niet wat erin staat.

Wat er met een gevoelige vraag gebeurt

Elke vraag krijgt een gevoeligheidsniveau: normaal, gevoelig of sterk beperkt. Vragen over medische zaken of verzuim, juridische of compliance-kwesties, en vertrouwelijke situaties in de arbeidsrelatie volgen altijd de beperkte route.

Een gevoelige vraag krijgt geen direct antwoord. Het wordt een zaak, en het niveau bepaalt welk recht een behandelaar nodig heeft voordat de zaak überhaupt aan hem overgedragen kan worden. Pas na die toewijzing kan iemand hem lezen en eraan werken.

Het niveau kan omhoog, maar nooit omlaag. Een eerste classificatie op basis van vaste regels legt een ondergrens vast; de AI mag daar een strengere lezing bovenop voorstellen, maar niets kan een vraag naar een lichtere route praten.

Wat de AI te zien krijgt

Alleen de tekst van je vraag, en dat met één doel: voorstellen hoe gevoelig hij is.

Je personeelsdossier, opgehaalde documenten en de tekst van het antwoord gaan niet naar een model. Zijn er voor een antwoord echt persoonsgegevens nodig, dan leest de server een kleine, benoemde set velden rechtstreeks uit het HR-systeem — zaken als je dienstverbandpercentage, je resterende verlofuren met de datum waarop die golden, of een looncode. Niet je dossier.

Wanneer je een direct antwoord krijgt, en wanneer niet

Je kunt een direct antwoord krijgen als de vraag algemeen is, de bron actueel en gezaghebbend, geen twee bronnen elkaar tegenspreken, en het systeem zeker genoeg is. Het antwoord noemt de bron en de versie ervan.

Alles wat je eigen situatie raakt wordt in plaats daarvan een concept of een reviewzaak. Voordat dat antwoord jou bereikt:

• moet iemand het goedkeuren, en die goedkeuring hangt aan precies die antwoordtekst — wordt het antwoord aangepast, dan vervalt de goedkeuring;
• kan degene die de goedkeuring aanvroeg nooit degene zijn die haar geeft;
• vervalt de goedkeuring na 72 uur, op de server. Niemand kan dat venster vanuit de app oprekken.

Ontbreekt een bron, is hij verlopen of spreekt hij een andere bron tegen, is een koppeling met een HR-systeem onbereikbaar, of is je vraag niet duidelijk genoeg, dan krijg je geen verzonnen antwoord. Je krijgt een verduidelijkende vraag, of de zaak gaat naar een mens. Een ontbrekend verlofsaldo wordt nooit als nul getoond.

Een antwoord melden dat niet klopt

Lijkt een antwoord onjuist, zeg het dan — er staat een actie melden als onjuist bij het antwoord. HR-medewerkers kunnen hetzelfde doen, binnen wat zij toch al mogen lezen.

Melden wist niets. Het antwoord gaat in review, het origineel blijft precies zoals het was, en er ontstaat een correctietaak voor HR. Daarna gebeurt een van twee dingen:

• Er wordt een correctie gepubliceerd. Het gecorrigeerde antwoord is een nieuwe versie, gekoppeld aan het origineel. Het origineel blijft staan, gemarkeerd als vervangen, zodat altijd duidelijk is wat je te horen kreeg en wat daarvoor in de plaats kwam.
• Het antwoord wordt ingetrokken. Is er geen veilige vervanging, dan wordt het origineel als ingetrokken gemarkeerd in plaats van stil herschreven. Je hoort dat het niet langer geldt.

In beide gevallen bestaat er geen versie van de geschiedenis waarin het eerste antwoord er nooit was.

Wat er wordt vastgelegd

FixControl legt vast dát er een besluit is genomen, niet wat er is gezegd. In de vastlegging staan het project, kenmerken van de zaak en het antwoord, de classificatie, welke bronversies zijn gebruikt, het beleidsbesluit en de reden erachter.

Bewust niet in die vastlegging: de tekst van je vraag, zaaksamenvattingen, medische inhoud en de tekst van het antwoord. Die blijven in de HR-tabellen, achter dezelfde rechten. Zo kan een auditor of HR-manager controleren dat het proces goed is verlopen zonder opnieuw te openen wat jij hebt gevraagd.

Verwante pagina's

• Goedkeuringen — hoe goedkeuringspoorten elders in FixControl werken.
• HR-governance — de blik van de beheerder: rollen, rechten, koppelingen.